Automatizar fluxos de trabalho ERP com Chatbots de IA

Os sistemas de planeamento de recursos empresariais (ERP) ajudam as empresas a gerir tudo, desde o inventário e as finanças aos RH e às operações - mas a sua utilização nem sempre é fácil.

Mesmo as tarefas mais simples, como a verificação dos níveis de stock ou a apresentação de um pedido de compra, podem parecer complicadas. As plataformas ERP foram concebidas para estrutura e controlo, não para a utilização quotidiana.

Os chatbots de IA estão a mudar isso. Transformando as interações de ERP em conversas naturais, eles ajudam as equipes a acessar dados e acionar fluxos de trabalho mais rapidamente - sem navegar em painéis complexos.

Faz parte de uma mudança mais ampla na forma como os chatbots empresariais estão a ser utilizados - não apenas para o serviço ao cliente, mas para simplificar as operações internas e reduzir as despesas manuais.

Eis como essa mudança está a remodelar o ERP.

Criar IA Chatbots

Crie o seu próprio Chatbot de IA gratuitamente

Começar agora

Não é necessário cartão de crédito

O que é um ERP AI Chatbot?

Um chatbot ERP AI é um assistente de conversação que se liga ao seu sistema de planeamento de recursos empresariais (ERP) para ajudar os utilizadores a recuperar dados, automatizar tarefas e desencadear fluxos de trabalho utilizando linguagem natural.

Em vez de clicarem em painéis de controlo complexos do ERP, os funcionários podem fazer perguntas ao chatbot como "Qual é o inventário atual do produto X?" ou "Pode apresentar um pedido de férias para a próxima sexta-feira?".

O chatbot utiliza a IA para compreender a intenção e obter as informações corretas, muitas vezes através de ferramentas como o Slack, o Microsoft Teams ou WhatsApp.

Os chatbots ERP AI estão normalmente ligados a sistemas como SAP, Oracle, NetSuite ou Dynamics. Eles reduzem o atrito, aumentam a adoção e facilitam a interação dos usuários não técnicos com o ERP de uma forma rápida e intuitiva.

Muitas empresas começam por automatizar fluxos de trabalho de elevada frequência, como aprovações, relatórios e verificações de estado - o tipo de tarefas que entopem as operações internas, mas que são fáceis de simplificar com o chat.

Principais fluxos de trabalho ERP que pode automatizar com Chatbots de IA

Os melhores fluxos de trabalho de ERP para automatizar com chatbots de IA são tarefas repetitivas e de grande volume, como aprovações, verificações de inventário, relatórios e actualizações de registos. Estes são os processos que mais atrasam as equipas - e que mais rapidamente beneficiam da automatização da linguagem natural.

A maior parte dos fluxos de trabalho de ERP são repartidos ao nível do utilizador.

Na realidade, as aprovações ficam enterradas nas caixas de entrada, as verificações de inventário acontecem demasiado tarde e os relatórios não chegam às pessoas que deles necessitam. E as actualizações de registos? Ou não acontecem de todo, ou acontecem mal.

Os chatbots com IA não se limitam a simplificar estes fluxos de trabalho - tornam-nos utilizáveis.

1. Fluxo de trabalho de aprovação de compras no ERP

As aprovações são enganadoramente simples - até que se tenha de andar atrás de uma. Alguém submete um pedido, mas o gestor está em reuniões consecutivas. O e-mail fica enterrado. A notificação do ERP nunca é verificada. Entretanto, o carregamento está à espera, o negócio está parado e toda a equipa está bloqueada.

Um chatbot elimina toda essa sobrecarga. Encaminha o pedido diretamente para o aprovador no chat, juntamente com o nome do fornecedor, as rubricas, o montante e as notas internas - tudo o que é necessário para tomar uma decisão rápida e confiante. Um toque para aprovar. Um toque para rejeitar. Ninguém se regista. Ninguém fica à espera.

Este tipo de fluxo está no centro da automatização dos processos empresariais, mas é mais do que isso - é um exemplo de como a interface sai do caminho para que as decisões possam efetivamente acontecer.

2. Controlo das existências nos sistemas ERP

Os dados de inventário estão no ERP, mas as pessoas que precisam deles - representantes de vendas, chefes de armazém, técnicos de campo - muitas vezes não têm acesso direto. Mesmo que tenham, é demasiado lento. Estão a meio de uma chamada com um cliente, a percorrer o piso ou a preparar uma encomenda. Fazer o login e executar um relatório de stock não é possível.

Por isso, perguntam a outra pessoa. Ou adivinham.

Um chatbot com IA resolve essa lacuna em segundos. O representante digita "Temos o SKU 837 em Atlanta?" - e o bot verifica o inventário, aplica filtros e retorna números reais do ERP. É rápido, preciso e acessível a partir do Slack, WhatsApp ou onde quer que eles estejam.

Também evita que maus dados se transformem em más decisões. Sem promessas excessivas. Não há surpresas quando a encomenda não pode ser satisfeita.

3. Pedidos de RH automatizados e controlo de férias

Os processos de RH estão repletos de fricção. A maioria dos funcionários não sabe onde encontrar políticas, controlar saldos ou submeter folgas corretamente - e, honestamente, não deveriam ter de o fazer. Estas são interações previsíveis e baseadas em regras que deveriam ser tão fáceis como enviar uma mensagem.

É aí que um chatbot de RH se torna o primeiro ponto de contacto. Um empregado pode dizer "Posso tirar a próxima sexta-feira de folga?" - e o bot verifica o seu saldo, vê se mais alguém da sua equipa está de folga nesse dia, encaminha a informação para o seu gestor e escreve tudo de volta no ERP.

Também vai para além da PTO. Pedidos de reembolso de despesas, perguntas sobre benefícios, pesquisa de organogramas - o chatbot trata dos 80% repetitivos para que as equipas de RH se possam concentrar nos 20% complicados e humanos.

4. Relatórios ERP e painéis de controlo a pedido

Ninguém quer vasculhar o ERP para encontrar os números do último trimestre. Mas é isso que acontece - alguém das vendas ou das finanças passa 15 minutos a clicar nos filtros, a exportar um relatório, a formatá-lo e a enviá-lo como anexo... só para que um gestor possa ler uma linha do mesmo.

Os chatbots mudam completamente o fluxo. Escreve-se "Quais foram as receitas do primeiro trimestre na região nordeste?" e o bot responde com números limpos, já formatados, já provenientes do ERP.

Defina-o para ser enviado todas as sextas-feiras. Ou faça-o a pedido antes das reuniões. Seja como for, é melhor do que outro início de sessão no painel de controlo.

5. Alertas ERP para envios atrasados ou fluxos de trabalho bloqueados

O ERP sabe quando algo está a correr mal - uma expedição atrasada, uma fatura não aprovada, uma sincronização falhada. Mas ninguém verifica, a não ser que lhe seja pedido. E mesmo assim, é demasiado tarde.

É aí que os chatbots assumem o controlo. Eles monitorizam os problemas e contactam a pessoa certa no momento certo. "O envio #2389 não cumpriu a sua janela de entrega" ou "O pedido de compra #4872 não foi aprovado em 3 dias".

Não se trata de substituir os painéis de controlo, mas sim de fazer emergir o sinal antes que o fogo se propague.

6. Fluxos de trabalho em várias etapas, como aquisições ou integração

Alguns processos ERP não são apenas uma ação - são uma cadeia de acções. Submeter um pedido de fornecedor. Obter a sua aprovação. Gerar um pedido de compra. Notificar as finanças. Registar o artigo. Confirmando a entrega.

Quando um só passo se atrasa, tudo se arrasta durante dias.

Os chatbots ajudam a manter essas cadeias em movimento. Orientam os utilizadores ao longo do processo, recolhem dados estruturados, desencadeiam as acções ERP corretas e notificam a pessoa seguinte na fila. Parece uma conversa - mas está a orquestrar uma lógica real subjacente.

Pode utilizá-lo para a integração de funcionários, criação de fornecedores e até fluxos de trabalho de compras que envolvam vários intervenientes. Em vez de enviar e-mails para trás e para a frente ou registar bilhetes, simplesmente... flui.

Benefícios da utilização de Chatbots com IA em sistemas ERP

Automatizar os fluxos de trabalho é apenas uma parte da história. O que importa é o que se desbloqueia quando o ERP deixa de ser uma tarefa e passa a ser uma conversa.

É aí que entra a IA.

Nem todos os chatbots são concebidos para lidar com fluxos de trabalho ERP. Os bots baseados em regras - do tipo que apenas respondem a perguntas frequentes - falham rapidamente. Não conseguem lidar com contexto, actualizações ou qualquer coisa para além de um guião predefinido.

O tipo de chatbot que funciona aqui é alimentado por um LLM. Estes bots compreendem a confusão dos dados introduzidos, pedem esclarecimentos e podem desencadear acções nos sistemas. Alguns vão ainda mais longe, actuando como agentes de IA completos que extraem dados, personalizam respostas ou concluem automaticamente tarefas em várias etapas.

Neste guia, descrevemos os tipos, mas para o ERP, a IA é o que torna o sistema utilizável.

1. Interpreta perguntas reais, não sintaxe de comandos

A maioria dos utilizadores não sabe o nome exato do campo ou do filtro de relatório de que necessita - e não deveria ter de saber. A IA permite-lhes perguntar naturalmente:

"Recebemos essa encomenda do Fornecedor X?"
"Quem é que ainda não aprovou as suas folhas de presença?"

O bot mapeia isso para a consulta ou fluxo de trabalho ERP correto, sem necessidade de precisão.

2. Ajusta-se ao contexto e segue o fluxo da conversa

Quando um utilizador pergunta "E o mês passado?" ou diz "Envie isso à equipa", a IA compreende a referência. Mantém o registo do contexto, permitindo aos utilizadores interagir como fariam com uma pessoa - sem reiniciar a conversa de cada vez.

3. Mantém o trabalho dentro das ferramentas que as pessoas já utilizam

Os chatbots com IA permitem que os usuários concluam tarefas de ERP diretamente no Slack, no Teams ou no WhatsApp. Não é necessário alternar entre separadores ou vasculhar menus. Você permanece em um fluxo - e o ERP funciona silenciosamente em segundo plano.

4. Ajuda a manter automaticamente melhores dados ERP

Em vez de enviar lembretes ou depender de introdução manual, o chatbot recolhe e valida os dados em tempo real. Isto significa dados mais limpos, melhores relatórios e menos lacunas - sem trabalho extra da sua equipa.

As 5 principais plataformas de chatbot de IA para integração de ERP

Não há falta de construtores de chatbots, mas quando é necessário ligar um a um sistema ERP, as opções reduzem-se rapidamente.

Não se trata apenas de criar um bot de apoio ou um assistente de marketing; é necessário algo capaz de comunicar com sistemas como o SAP, Oracle ou Dynamics, trabalhar com lógica empresarial estruturada e ativar eficazmente fluxos de trabalho de backend.

1. Botpress

Botpress é adequado para projectos de chatbot de ERP porque lhe dá controlo total sobre a lógica de conversação, o código personalizado e as integrações de API - tudo sem o prender a uma interface de utilizador rígida. Se você precisa se conectar profundamente com sistemas como SAP, Oracle ou Dynamics, você vai querer essa flexibilidade.

O que se destaca é a combinação de opções de baixo código e prontas para o desenvolvedor. É possível mapear dados estruturados do ERP para avisos em linguagem natural, lidar com lógica baseada em funções e acionar fluxos de trabalho reais diretamente do bate-papo. Também é fácil adicionar barreiras em torno de quem pode acessar ou modificar determinadas ações de ERP - importante para ambientes com muita auditoria.

Botpress suporta implantação multicanalSlack, Teams, WhatsApp) e possui ferramentas integradas para controle de versão, testes e análises. O preço é baseado no uso com um generoso nível gratuito, para que você possa criar e validar antes de escalar.

Características principais:

• Controlo total sobre as integrações e acções da API
• Memória e tratamento de variáveis para conversações contextuais
• Implementação multicanal: Slack, Teams, WhatsApp e muito mais

Preços:

• Plano gratuito: $0/mês inclui $5 de crédito AI mensal e faturação baseada na utilização
• PlanoPlus : $89/mês inclui transferência de agente em tempo real, análise e remoção de marca
• Plano de equipa: $495/mês inclui ferramentas de colaboração e acesso baseado em funções
• Plano empresarial: Preços personalizados para escala, conformidade e integração de luvas brancas

2. Microsoft Copilot Studio

Se o seu ERP reside dentro da stack da Microsoft - Dynamics 365, Dataverse ou Power Platform - então o Copilot Studio é o ajuste mais natural. Anteriormente conhecido como Power Virtual Agents, ele agora se enquadra na visão mais ampla de IA da Microsoft como uma ferramenta para criar copilotos de conversação com lógica, fluxos de trabalho e acesso profundo ao M365.

Destaca-se quando necessita de bots que podem acionar processos empresariais reais utilizando o Power Automate: pedidos de licença, geração de relatórios ou aprovações simples são fáceis de ligar sem escrever código. Também é executado nativamente no Teams, o que faz com que pareça uma ferramenta incorporada em vez de um complemento externo.

Dito isto, não é ideal se precisar de conversas longas ou se quiser sair do ecossistema Microsoft. Mas para as empresas baseadas na Microsoft, é rápido, estável e requer muito pouca infraestrutura adicional.

Características principais:

• Integração incorporada com o Microsoft 365 e o Dynamics
• Funciona na perfeição com o Power Automate para fluxos de trabalho ERP
• Construtor de fluxo visual com lógica de baixo código
• Implementação nativa do Teams para acesso interno
  

Preços:

• Plano Standard: $200/mês para 25.000 mensagens
• Pagamento por utilização: $0,36 por sessão
• Complementos: Agente Copilot baseado em funções: $50/utilizador/mês; suplemento Microsoft 365 Copilot: $20/utilizador/mês

3. SAP Joule

O Joule não é uma plataforma de chatbot no sentido tradicional - é umassistente de IA generativo incorporado diretamente na suite de nuvem da SAP. É exatamente por isso que funciona tão bem: se a sua empresa funciona com SAP, o Joule já vive onde estão os seus dados ERP e não requer qualquer esforço de integração.

Pode fazer coisas como resumir as principais métricas, desencadear acções e orientar os utilizadores através de tarefas contextuais dentro de ferramentas como o S/4HANA, SuccessFactors ou Ariba. Como está incorporado, sabe como os seus dados estão estruturados - e isso torna as suas respostas mais rápidas e relevantes do que as que obteria de um chatbot de uso geral.

Você não tem muita personalização ou opções de implantação de terceiros, mas para empresas com muito SAP, Joule é a maneira mais direta de trazer IA para o ERP sem adicionar outra camada de tecnologia.

Características principais:

• Incorporado diretamente nas aplicações SAP na nuvem
• Utiliza a IA generativa para obter informações e acções
• Trabalha em vários módulos SAP (Finanças, RH, Cadeia de Fornecimento)
• Não necessita de configuração - pré-integrado

Preços:

• Incluído: Com produtos SAP na nuvem selecionados
• Plano Empresarial: Parte de pacotes de licenciamento SAP mais alargados (preços personalizados)

4. Yellow.ai

Yellow.ai é construído para grandes organizações que precisam de automação de bate-papo e voz em vários casos de uso - internos e externos. É uma escolha forte se quiser uma plataforma para alimentar fluxos de trabalho de RH, automação financeira, bots de helpdesk e atendimento ao cliente - tudo ligado ao seu ERP.

Inclui conectores ERP prontos para uso (SAP, Oracle, Dynamics) e permite acionar fluxos de trabalho como solicitações de PTO, verificações de status de pedidos e aprovações de compras. Também pode implementar em canais como WhatsApp, Microsoft Teams e aplicações móveis - e a plataforma lida bem com a lógica de fallback, fluxos multilingues e memória contextual.

Terá de passar por um processo de integração para tirar o máximo partido dele, mas se procura uma cobertura de nível empresarial com profundidade de ERP, é um forte concorrente.

Características principais:

• Conectores ERP e modelos de automatização do fluxo de trabalho
• Suporte multicanal: chat, voz, WhatsApp, Teams
• Modelos de bot específicos de função e domínio
• Recusa, tradução e análise incorporadas

Preços:

• Plano gratuito: Disponível para testes e ensaios básicos
• Plano Enterprise: Preços personalizados com base na utilização, canais e âmbito do bot
• Opções POC: Disponível a pedido para implementações piloto

5. Kore.ai

Kore.ai é uma plataforma de nível empresarial que se concentra na construção de IA de conversação com estrutura, governança e poder de back-end. É ideal para empresas que desejam implantar bots complexos - pense em integração em várias etapas, pesquisas de políticas, rastreamento de pedidos - todos roteados por meio de fontes de dados ERP como SAP ou Oracle.

O destaque aqui é a Plataforma XO, que combina um designer de conversação com uma camada de automação completa por baixo. É resistente, mas escalável, e inclui adaptadores pré-construídos para a maioria das principais plataformas ERP. Também obtém conformidade, análise e suporte de voz, o que a torna ideal para equipas de TI e operações empresariais.

Esta não é a ferramenta mais fácil de utilizar rapidamente, mas se estiver a criar agentes de IA que precisam de trabalhar num ambiente empresarial estruturado, Kore.ai tem tudo o que se espera de um fornecedor de topo.

Características principais:

• Integrações ERP pré-construídas (SAP, Oracle, Workday)
• Conversação visual + designer de automação
• Suporte de voz, Web, telemóvel e mensagens
• Ferramentas de governação, RBAC, análise e conformidade

Preços:

• Plano Essencial: A partir de $50/mês
• Plano Enterprise: Preços personalizados por níveis com base na utilização e no tamanho da equipa
• Complementos: IA de voz, suite analítica e actualizações de segurança

Crie hoje o seu primeiro chatbot de IA ERP

A maior parte dos fluxos de trabalho ERP avaria porque as pessoas não utilizam o sistema - e não porque o sistema não consegue fazer o trabalho.

Os chatbots com IA resolvem esse problema, trazendo o acesso ao ERP para as ferramentas que as pessoas já utilizam, como Slack, o Teams ou WhatsApp.

Botpress dá-lhe controlo total sobre a forma como o seu chatbot lida com a lógica, os dados e as permissões, para que possa automatizar tarefas reais, como aprovações, relatórios e verificações de inventário, sem ter de ligar os sistemas entre si.

Comece a construir hoje - é grátis.

Criar IA Chatbots

Crie o seu próprio chatbot de IA gratuitamente

Começar agora

Não é necessário cartão de crédito