Embora a sua popularidade esteja a aumentar, a automatização de processos robóticos (RPA) tem vindo a transformar os processos empresariais há anos.
A RPA é frequentemente vista como o caso de utilização perfeito para a integração da IA ou dos chatbots nas empresas: a automatização de tarefas repetitivas e mundanas.
Nesta descrição geral, explicaremos os prós e contras da RPA, incluindo os tipos de RPA, as tarefas para as quais é mais adequada e como implementar uma solução de RPA.
O que é a RPA?
A automatização robótica de processos (RPA) é um subconjunto da automatização de processos empresariais. Utiliza robôs de software ou agentes de IA para automatizar tarefas repetitivas, baseadas na lógica, entre o homem e o computador.
Utilizando uma combinação de automação, visão computacional e aprendizagem automática, o software RPA é utilizado para automatizar quaisquer tarefas baseadas em regras que ocorram num computador.
Que tarefas podem ser automatizadas pela RPA?
A RPA é mais adequada para automatizar tarefas repetitivas e baseadas em regras que envolvem dados digitais estruturados.
Podem ser acionados por um humano - como um funcionário que dá instruções a uma RPA para categorizar e arquivar novos dados - ou acionados automaticamente.
Quando é que devo utilizar a RPA?
Com o rápido crescimento da IA e das soluções adjacentes à IA, pode ser difícil saber que tipo de solução é melhor para as necessidades de uma organização.
Há muitas tarefas que podem ser automatizadas com a RPA, mas dependendo do nível de complexidade, pode ser sensato escolher uma solução mais avançada.
Quando utilizar a RPA
A RPA é mais adequada para automatizar tarefas repetitivas, integrar sistemas antigos, tratar dados estruturados e qualquer tarefa de grande volume que exija um mínimo de tomada de decisões.
Estes pontos fortes significam que uma empresa deve utilizar a RPA se pretender automatizar o processamento de facturas, a reconciliação de registos, a navegação através de um mainframe antigo ou o processamento de encomendas de clientes.
Quando utilizar uma solução de IA diferente
Há muitas tarefas que a RPA não consegue realizar corretamente, incluindo:
- Tratamento de dados não estruturados
- Interações personalizadas
- Análise preditiva
- Tomada de decisões
- Aprendizagem contínua
Assim, se uma organização estiver a tentar utilizar uma solução de IA para categorizar e responder automaticamente a e-mails de clientes, uma solução mais adequada seria um software de processamento de linguagem natural ou IA conversacional.
Se uma empresa pretende uma solução de IA para prever tendências, deve escolher uma solução de aprendizagem automática. Se pretender uma solução que interaja automaticamente com os clientes, deve optar por um chatbot com IA em vez de RPA.
Casos de utilização de RPA
O software RPA é amplamente utilizado - pode ser aplicado a qualquer tarefa digital repetitiva e baseada na lógica. No entanto, a RPA é um melhor investimento quando existe um elevado volume destas tarefas para concluir.
Eis algumas das aplicações mais comuns das soluções RPA:
Monitorização do preço e do sistema
A RPA é ideal para automatizar a monitorização contínua dos preços e do desempenho do sistema. Os bots podem acompanhar as alterações de preços nas plataformas, garantindo que os preços de uma empresa se mantêm competitivos e actualizados.
Para a monitorização do sistema, a RPA pode verificar se existem problemas de desempenho e enviar alertas para quaisquer anomalias detectadas. Estes tipos de bots RPA são frequentemente executados continuamente em segundo plano num software ou sistema.
Processamento de salários
As folhas de pagamento e outras formas de contabilidade organizacional são frequentemente pagas regularmente, o que as torna um caso de utilização fácil para a RPA.
Gestão de dados
A maioria das aplicações da RPA enquadra-se no termo genérico de "gestão de dados". Em todos os sectores, as tarefas comuns de gestão de dados da RPA incluem:
- Entrada de dados
- Extração de dados
- Validação de dados
- Migração de dados
- Limpeza de dados
- Actualizações da base de dados
- Reconciliação de dados
- Ordenação e categorização de dados
Estas tarefas gerais têm lugar em praticamente qualquer sector ou caso de utilização - tudo o que muda é o tipo de dados e a forma como devem ser tratados.
Cumprimento das encomendas
Tarefas repetitivas como o cumprimento de encomendas - incluindo o processamento, embalagem e expedição - são perfeitamente adequadas à RPA. Exigem uma elevada precisão, envolvem grandes quantidades de introdução e validação de dados e repetem o mesmo processo milhares de vezes.
Documentação
A RPA pode ser utilizada para garantir a conformidade e a documentação corretas.
Por exemplo, uma empresa jurídica que esteja a preencher documentos complexos pode utilizar uma solução RPA para preencher automaticamente as informações corretas, verificar o preenchimento e a precisão e garantir que os documentos finais cumprem as normas regulamentares.
Os bots de RPA também podem arquivar e recuperar documentos e dados, conforme solicitado por funcionários humanos, ou até mesmo criar pistas de auditoria para acompanhar fluxos de trabalho e alterações.
Tipos de RPA
RPA não assistida
Os bots RPA não assistidos funcionam de forma independente, sem intervenção humana. Em vez de serem acionados por um humano, podem funcionar com base em horários, ser acionados por eventos específicos ou funcionar 24 horas por dia, 7 dias por semana.
Por exemplo, um bot de RPA não assistido pode processar dados em lote no final de cada dia de trabalho ou automatizar os processos de processamento de salários.
Participou na RPA
Os bots de RPA assistida trabalham ao lado de utilizadores humanos e são normalmente acionados pelo próprio utilizador. Estes bots ajudam em tarefas que requerem intervenção humana ou tomada de decisões.
Por exemplo, um representante do serviço de apoio ao cliente pode utilizar um bot de RPA para obter informações sobre o cliente durante uma chamada.
RPA híbrida
A RPA híbrida combina RPA assistida e não assistida. Os bots de RPA híbrida interagem com os humanos quando necessário e funcionam de forma autónoma quando possível.
Estes bots são utilizados para criar um fluxo contínuo entre as tarefas que requerem intervenção humana e as que podem ser totalmente automatizadas.
Por exemplo, um bot de RPA híbrido pode prestar assistência a um funcionário durante uma chamada e, em seguida, processar automaticamente o resto da tarefa após a conclusão da chamada.
RPA inteligente
A RPA inteligente - por vezes designada por automação inteligente - refere-se à combinação da RPA tradicional com tecnologias de inteligência artificial. Estas podem incluir o processamento de linguagem natural, a aprendizagem automática ou a visão por computador.
Por si só, a RPA foi concebida para seguir regras estritas e lidar com tarefas previsíveis e estruturadas. Funciona melhor quando os passos são repetitivos e os dados são limpos e consistentes.
Mas com a adição da IA, os bots RPA podem começar a reconhecer padrões, a interpretar texto e até a tomar decisões conscientes do contexto.
Quais são as vantagens da RPA?
Tal como outras soluções adjacentes à IA, a RPA está a crescer rapidamente em popularidade devido à sua natureza económica e eficiente. Uma vez que as tarefas repetitivas são frequentemente afectadas por erros humanos, a RPA pode também melhorar a precisão geral.
Aumento da produtividade
Os bots RPA podem lidar com tarefas repetitivas e demoradas muito mais rapidamente do que os humanos, o que liberta os funcionários para se concentrarem em tarefas mais estratégicas.
Custo reduzido
A automatização de tarefas baseadas em regras reduz significativamente os custos de mão de obra para as organizações, especialmente quando um sistema de RPA é dimensionado ou quando a RPA é alargada aos processos empresariais.
Melhoria da precisão
A RPA minimiza os erros humanos em processos como a introdução de dados, cálculos e tratamento de documentos, conduzindo a uma maior precisão e a menos erros dispendiosos.
Também podem ser programados para seguir rigorosamente as diretrizes regulamentares e de conformidade, se uma empresa quiser garantir uma documentação rigorosa das acções.
Maior satisfação dos empregados
Os empregados ficam mais satisfeitos no trabalho quando conseguem concentrar-se em tarefas interessantes, em vez de tarefas mundanas e repetitivas.
Escalável e adaptável
As soluções RPA podem ser aumentadas ou reduzidas com base nas necessidades da empresa, tudo isto sem investimentos significativos em infra-estruturas ou recursos.
E se os processos empresariais ou os requisitos regulamentares mudarem, não há necessidade de voltar a formar os funcionários - um bot RPA pode ser rapidamente reconfigurado ou atualizado para corresponder aos novos padrões.
RPA empresarial
A RPA empresarial refere-se à implementação da RPA em grande escala numa organização. Foi concebida para satisfazer as necessidades complexas de uma empresa e expande-se frequentemente por diferentes processos empresariais.
Envolve a implementação de soluções de RPA que são robustas, seguras, escaláveis e capazes de lidar com grandes volumes de transacções em vários departamentos ou funções.
Tal como os chatbots empresariais, a RPA empresarial tem de cumprir todos e quaisquer requisitos de segurança e privacidade de dados no âmbito da sua jurisdição e caso de utilização. Estes incluem frequentemente a utilização de pistas de auditoria e controlos de acesso baseados em funções para cumprir as políticas internas, as normas da indústria e os requisitos regulamentares.
Como implementar a RPA
A RPA imita as acções que um ser humano tomaria ao interagir com sistemas digitais. Segue um conjunto de instruções para que possa processar dados, executar transacções e comunicar com outros sistemas.
Eis uma descrição passo-a-passo de como implementar a RPA:
1. Identificar as tarefas adequadas
O primeiro passo na implementação da RPA é identificar as tarefas que são repetitivas, baseadas em regras e que consomem muito tempo.
Estas tarefas são depois mapeadas para compreender os passos específicos envolvidos. Isto inclui a descrição pormenorizada dos dados introduzidos, dos pontos de decisão e das acções necessárias para concluir o processo.
2. Conceber e construir um bot
Uma vez mapeadas as tarefas, os programadores ou analistas empresariais concebem o bot de RPA. Isto envolve a criação de scripts ou fluxos de trabalho que dão instruções ao bot sobre o que fazer exatamente.
3. Implementar o bot
Depois de o bot ser concebido, é implementado no ambiente onde irá funcionar - normalmente dentro das aplicações de software existentes na empresa. O bot interage com o software tal como um ser humano faria, navegando em interfaces, introduzindo dados e executando comandos.
4. Execução do bot
Quando o bot é implementado, começa a executar as tarefas automaticamente. Pode iniciar sessão em aplicações, mover ficheiros, preencher formulários ou extrair dados de documentos.
5. Monitorização de bots
Quando o bot estiver operacional, pode ser monitorizado em tempo real através de um painel de controlo. Isto permite às empresas acompanhar o desempenho do bot, gerir as suas actividades e fazer ajustes conforme necessário.
Se surgir um problema, como um erro do sistema ou uma alteração no processo, o bot pode ser reconfigurado para se adaptar às novas condições.
6. Melhoria contínua
A RPA não é uma solução do tipo "definir e esquecer". Ao longo do tempo, à medida que os processos evoluem, os bots podem ter de ser actualizados para lidar com novas tarefas ou alterações nos fluxos de trabalho existentes.
Além disso, à medida que as empresas se familiarizam com a RPA, encontram frequentemente novas áreas onde a automatização pode ser aplicada, levando a uma expansão contínua dentro da organização.
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